Hoe u brieven, bonnen en ander papierwerk het beste kunt ordenen

Heb jij ook wel eens het gevoel dat je verdrinkt in stapels papier waarin je geen kans maakt? Je bent niet alleen! In ons team zijn we ons ervan bewust hoe moeilijk het is om alles te weten wat er door onze mailbox gaat, en nog meer in alle chaos om het ene document te vinden dat we nodig hebben. Daarom hebben we bij Google enkele eenvoudige tips voor u opgesteld om uw correspondentie te organiseren en precies te weten waar u deze in de toekomst kunt vinden. Lees met ons mee hoe je dat doet.

Wat heb je nodig om de correspondentie te organiseren?

U kunt verschillende kantoorbenodigdheden gebruiken om brieven, bonnen en ander papierwerk te ordenen - het is aan u wat u handiger en duidelijker vindt. Probeer bijvoorbeeld:

- Grote kantoormappen met vakken gemarkeerd in verschillende kleuren.

- Prikborden van kurk waarop u correspondentie met speldjes kunt pinnen.

- Een grote doos voor alleen correspondentie, die u voor onbepaalde tijd wilt archiveren. Je kunt hem meestal op zolder of in de garage laten staan.

- Een speciale goed bereikbare plek voor nieuwe brieven die gesorteerd moeten worden (tafel in de hal of studeerkamer, plank in de keuken, etc.)

Hoe post te sorteren

Welke procedure u ook kiest, onthoud dat het belangrijkste is dat het systeem dat u kiest bij u past en u helpt om in de toekomst papierverspilling in uw huis te voorkomen. Volg deze stappen om overmatige correspondentie tegen te gaan:

- Verzamel al het papierwerk dat je in huis kunt vinden en begin het te sorteren.

- Ruim de tafel in de keuken of het kantoor op en vouw al het papierwerk open dat gesorteerd moet worden.

- Verdeel elke brief, ontvangstbewijs en ander soort papier in categorieën zoals: ontvangstbewijzen en garanties voor goederen, handleidingen voor huishoudelijke apparaten, recepten voor medicijnen en andere medische documenten, water- en elektriciteitsrekeningen, brieven van familie en vrienden, rekeningafschriften, verzekeringsdocumenten, belangrijke documenten zoals geboorteakten en paspoorten, enzovoort...

- Recycle alle documenten die u wilt weggooien.

- Verdeel de documenten die u besluit te bewaren in die waarmee u binnenkort te maken krijgt, die u kunt uitstellen tot later en die u voor onbepaalde tijd wilt archiveren.

- Creëer een speciale plaats voor elk van de drie categorieën. Bewaar de correspondentie die u zo snel mogelijk moet behandelen op een goed zichtbare plaats, bijvoorbeeld ergens in de keuken. Omgekeerd kun je papieren die je voor onbepaalde tijd archiveert, in een doos op zolder of in de garage laten liggen.

- Probeer brieven, verjaardagskaarten en andere correspondentie die u belangrijk vindt in huis te tonen of op te hangen. Je kunt ze ook in een mooie geschenkdoos gebruiken om ze in op te bergen.

- Vergeet niet alle categorieën te labelen, zodat u in de toekomst weet wat is en waar wat thuishoort.

- Maak een speciale mand bij de voordeur, in de keuken of op een andere strategische plek, die alleen bedoeld is voor post die net is aangekomen en waar je vanaf wilt.

Hoe correspondentie in de toekomst te organiseren?

Als je eenmaal de stapel gestapelde post hebt afgehandeld, zal het in de toekomst veel gemakkelijker zijn om ervoor te zorgen dat je correspondentie niet opnieuw te veel opstapelt. Probeer een van de volgende trucs om dit te voorkomen:

- Ontvangt u meer post in uw huishouden, verdeel deze dan altijd onder de individuele gezinsleden zodra de post binnenkomt en bepaal voor iedereen een speciale plek voor brieven.

- Probeer correspondentie te categoriseren zodra deze binnenkomt. U slaat uw werk later op.

- Gebruik een agenda of herinnering op uw telefoon om te plannen wanneer u gaat zitten voor papierwerk dat meer aandacht nodig heeft.

- Overweeg om zoveel mogelijk over te gaan op elektronische correspondentie. Dit bespaart u tijd en het milieu.

Als je momenteel in de organisatorische bui bent, lees dan ook 6 tips om thuis kabels te ordenen en weg te werken!