Sorteer documenten en ruim uw pc op

Stapelen de rekeningen zich op in uw onderste la, kunt u uw autoverzekeringsgegevens niet meer vinden of bent u wanhopig op zoek naar uw loonstrookjes? Dan is het hoog tijd om uw documenten op orde te brengen. Lees hier hoe u papieren sorteert en uw pc opruimt, zodat u belangrijke documenten in de toekomst sneller kunt terugvinden.

Documenten ordenen

Om de chaos het hoofd te bieden, moet u eerst een systeem kiezen waarmee u uw administratie kunt ordenen. Je moet dit zo ontwerpen dat het voor jou logisch is. De belangrijkste documenten moeten altijd binnen handbereik zijn - de belangrijkste gegevens moeten daarom bovenaan elke map of kaartindex worden geplaatst, waar u ze gemakkelijk kunt terugvinden. De volgende tips helpen u een zinvol systeem te creëren.

• Categorieën maken en inhoud chronologisch rangschikken: Maak mappen of bestanden voor verschillende vakgebieden waarin u de documenten chronologisch kunt rangschikken. Gebruik bijvoorbeeld een werkmap voor loonstroken en arbeidsovereenkomsten, een verzekeringsmap voor auto, woning- en levensverzekeringen en een bankmap voor bankafschriften en rekeninggegevens. In de bankmap plaatst u het oudste rekeningoverzicht achteraan, het nieuwste vooraan, enzovoort.
• Houd belangrijke contactgegevens bij elkaar: Zodat u de volgende keer dat u uw belastingaangifte doet niet een hele map hoeft door te werken om het telefoonnummer van uw accountant te vinden, maakt u een extra map met alle belangrijke contactgegevens en de namen van uw contactpersonen.
• Bakken maken voor nieuwe documenten: gebruik bakken om inkomende correspondentie te sorteren, zodat u deze daarna sneller kunt verwerken. Het kan dus zinvol zijn om een bewaarplaats te creëren voor inkomende facturen en een bewaarplaats voor alle andere brieven en documenten. Dit bespaart u tijd bij het sorteren en archiveren van documenten.
• Sorteer regelmatig papieren: hoe vaker u de nieuwe documenten ordent en archiveert, hoe minder moeite het kost. Het voorkomt ook dat u rekeningen te laat betaalt en deadlines mist. Ga bijvoorbeeld één keer per week door uw bestanden en archiveer ze vervolgens.

Computer opruimen

Digitale gegevens moeten ook van tijd tot tijd worden gesorteerd. Dit helpt je niet alleen beter je weg te vinden op je eigen pc, het laat je computer ook sneller werken en creëert extra opslagruimte. Dit is wat u moet doen als u uw pc wilt opschonen:

1. Verwijder eerst alle programma's die u niet meer gebruikt, die zijn verlopen of waarvan u er meer dan één bezit. Vraag jezelf af of je echt drie verschillende browsers nodig hebt en of je oude games opnieuw wilt spelen.
2. Daarna moet u de tijdelijke bestanden verwijderen die de verwijderde programma's achterlaten. Nieuwere besturingssystemen hebben vaak een schijfopruiming die deze stap automatisch uitvoert.
3. Verwijder vervolgens alle oude bestanden die u niet langer nodig heeft.
4. Telkens wanneer u uw harde schijf opruimt, is het logisch om deze daarna te defragmenteren. Hiermee worden de gaten opgevuld die zijn achtergelaten door de verwijderde programma's naarmate de resterende gegevens dichter bij elkaar komen. Bij nieuwere harde schijven, zogenaamde Solid State Disks (SSD), is dit niet meer nodig. Hier informeert het besturingssysteem de harde schijf automatisch waar er ruimte is voor nieuwe data, wat de schrijfsnelheid kan verhogen.

Of het nu een pc of een bureau is - maak uw leven gemakkelijker door uw documenten te sorteren en een toekomstbestendig archiefsysteem te creëren. Dit maakt vervelende taken zoals het betalen van rekeningen en het verlengen van verzekeringen sneller.