Een stapel papieren thuis, een berg documenten op het werk - ieder van ons kent dit overweldigende beeld, zowel letterlijk als figuurlijk. Bovendien is het helemaal niet het slechtste gezicht. Het ergste is dat je het document dat je nodig hebt niet zo snel kunt vinden. En vanaf hier is het slechts een stap verwijderd van stress en onnodige zenuwen. Daarom heeft het Google-team praktische tips voor u opgesteld, waardoor u voor eens en altijd orde in uw documenten zult brengen, stress vermijdt en meer orde in het leven brengt. Hier is onze korte handleiding voor het sorteren van uw documenten.
Praktische tips voor het ordenen van documenten thuis en op het werk.
Voor eens en voor altijd van de rommel in documenten af.
Overweeg bij het opruimen van uw documenten of u ze in elektronische vorm kunt ontvangen, bijvoorbeeld bankafschriften. Op deze manier vermindert u de hoeveelheid papierverspilling en bespaart u mogelijk ook op bankkosten.
Hoe was je de afwas?
Documentscheiding - handige accessoires
Het is niet voldoende om de papieren goed te sorteren. U moet ze dan ordenen en bewaren, zodat u altijd gemakkelijk de brief of nota kunt vinden die u zoekt. Bereid daarom, voordat u begint met schoonmaken, alle benodigde accessoires voor:
- mappen of mappen,
- kartonnen dozen, bijv. voor schoenen
- clips en paperclips,
- zelfklevende stickers / etiketten,
- viltstiften en een pen,
- T-shirts voor documenten (veel!),
- nietmachine, perforator,
- gele plaknotities,
- bindmiddelen.
Documentscheiding - indeling in categorieën
Als je alle benodigde accessoires klaar hebt staan, bedenk dan in welke categorieën je je documenten gaat verdelen. Om niets te missen, schrijft u een lijst van hen op een stuk papier. Hieronder vindt u onze suggesties voor de meest populaire categorieën. Voor sommigen is het de moeite waard om een indeling in documenten in te voeren die betrekking hebben op elk gezinslid.
Hier is onze suggestie voor categorisatie:
- Vastgoed: verzekeringscontracten, nota's, notariële aktes, contracten met energie, gas, internetleveranciers, meldingen van de woningbouwvereniging, etc.
- Financiën: contracten en correspondentie met banken, leningsovereenkomsten, rekeningafschriften, documenten betreffende de Sociale Verzekeringsinstelling, documenten van de Belastingdienst, etc.
- Auto: verzekeringscontracten, reparatierekeningen, autopapieren, etc.
- Zakelijke documenten (als u een bedrijf runt): facturen, contracten, enz.
- Aankopen: rekeningen, garanties, enz.
- Gezondheid: vaccinatieboekjes, testresultaten, verwijzingen etc.
- Werk: tewerkstellingsattesten, arbeidsovereenkomsten, attesten, diploma's, opinies.
- Opleiding: diploma's, certificaten.
- Persoonlijke documenten: geboorteakten, huwelijksakten, overlijdensakten, gerechtsdocumenten, volmachten, enz.
Begin met het archiveren van documenten thuis en op kantoor
Schrijf elke categorienaam op een apart blad. Leg de ondertekende pagina's op uw bureau of op de vloer - waar u documenten gaat archiveren. Klaar? Tijd om te beginnen met sorteren. Het is ook de moeite waard om een plek voor te bereiden om onnodige papieren weg te gooien, want tijdens het browsen zul je zeker en dergelijke vinden. Als u het kantoor schoonmaakt, stop dan onnodige papieren in een papiervernietiger, als u thuis bent - denk eraan ze te scheuren.
Regel de documenten
Wanneer alle documenten op categorie zijn gesorteerd, plaatst u ze in mappen of in mappen. Wij adviseren u om uw documenten van oud naar nieuw te ordenen. Hierdoor is het gemakkelijker om de meest up-to-date te vinden en houdt u de orde in uw mappen - de volgende keer kunt u meer documenten voorin toevoegen.
Maak een gedetailleerde beschrijving
Beschrijf tot slot de mappen en mappen - plak er stickers/etiketten of plaknotities op en onderteken ze. Het blijft alleen om op een plank te zetten. Opluchting. Klaar!
Organiseer documenten in een handomdraai
Om geen tijd te verspillen door elk nieuw document of nieuwe kennisgeving in een map te doen, verzamelt u ze samen in één container of in een doos. Omdat de doos A4-vellen moet passen, is een schoenendoos perfect voor deze rol. Een keer per week (voor werkdocumenten) of een keer per maand (voor documenten die je thuis hebt), besteed je een kwartier om ze in een geschikte map of ordner te stoppen. Hierdoor houd je gemakkelijk orde op kantoor en thuis, stress en rommel ben je kwijt!
Verwante artikelen
